文/老显


抬头看看时钟,已经夜里10点了,我稀里糊涂过了一夜。

原本计划想做的计划事情都还躺在脑海里,倒不是因为懒,只是恨时间过得太快,总让人感觉时间不够用,而我却少了把控时间的能力,让时间在自己悠哉游哉的行事中溜去大半,自身所需做的一些事情也未完成得圆满。

人是矛盾体,有时候在同一时间会想着要做这件事,又想做那件事,毕竟摆在面前的事情太多,却总念叨着想办法把全部都完成。

在行事左右犹豫、思想飘忽不定的过程中,精力和时间逐渐耗尽,最终可能导致没有一件事情得到妥善解决。

有时候我们做事完毕之后就让它随风而逝,也没有做好记录,而人的记忆又是那么脆弱,没办法把做过的每件事情都记在心里,于是我们总是陷入做后即忘的尴尬境地。

比如你在三分钟前还想着该做什么,而这一分钟却忘了自己惦记着做什么,比如我今天完成了这件事情,而几天之后,再想回忆起自己在今天完成了具体什么事,却也忘记了。

这里有10个步骤,能让我们在有限的时间内做好自己的事情。


——【1】——


制订好日计划、周计划

A、冷静思考当天所需做的事情。


早晨起来,我们感慨于新的一天来临,又在匆匆醒来之后不久便急急忙忙的投入新一天的工作和生活中,忙忙碌碌。

我们可以尝试在每天晚上冷静一段时间,花点精力思考自己明天需要办理、想要办理怎样的事情。


比如明天需要做的工作事项、需要完善的生活事宜。当我们思考清楚后,便把这些事情做好记录,变成自己制订日、周计划的素材。

B、明确做什么


比如今天,我想到自己得完成一篇书评;得去购物中心买东西;要打个电话给哥们。但这些事不一定明天就得办理。

当我们得知自己所需要做的事情后,鉴于这些事情不一定是必须非要在第二天才可以执行或才能完成,那么我们最好要从这些事情中,根据自身情况,明确自己想在什么时候完成所需做的所有事情。

C、利用前一天晚上的时间进行规划。

忙碌了一天的工作和生活,到了夜间,我们大致已经完成了当天的工作,那么很容易知道接下来具体需要做什么,特别是对第二天的计划有一个较为清晰的认识。

那么便在这一天的最后阶段对隔天的计划事项、时间管理做好简易规划,以防到第二天的时候由于一夜之间的意外,导致一些想法和计划被迫做出顺应和改变。


——【2】——


任务细分成各个板块

前些天我被邀请参加一次线上的微课分享,在分享前,除了要准备演讲稿,还得准备PPT。我的PPT制作过程是这样的,从第一页开始,写完一页文字就进行当页的图片装饰以及字体调节,直到最后一页。

后来发现这种方式让自己制作过程低效化,于是改了制作方法。

把所有文字从第一页开始便按顺序输入到PPT中,然后把所需装饰的图片放到每一页上,最后是统一集中调整页面字体大小以及排版。

如此一来,完成PPT制作的效率高太多了。

A、对应事项属性分类。

其实并不是根据先到先得的优势,我们的计划事项中,会有属性不同的事项混杂一起,我们可以试着将这些事项进行属性分类。

就像上述我讲到制作ppt一样,写字、图片、排版三部分集中一起处理,如果将这三个部分归类统一,分类处理之,在完结稿件,会省去制作过程中一些时间,让制作变得更高效。

B、先做最重要最紧急的事情。

我对待事情的宗旨是计划6要素。

我们的事项管理计划清单可以尝试按照最重要最紧急的事情优先安排、继而是最重要最不紧急、最紧急最重要、最重要不紧急,最紧急不重要、不重要不紧急的处理原则实施的。

C、先做最易还是最难?

因人而异。

我的做法是推迟满足感,先从事情难得部分开始处理,而后再进行简单部分的操作,这样解决完难题的成就感会让自己更有信心面对接下来所有的事情。

有些人喜欢从简单部分开始入手,先适应并建立一定的自信,慢慢走向攻克最后难题。


——【3】——


别把事项清单太当回事

事项清单能够让你把脑子里的事情写在纸上,但问题是事项清单没有设定具体的事件框架,而且不能确定自己什么时候能够完成任务。

当我们想到要做的事情写下来,列入清单里的时候,它就开始静静躺在那里,只有自己去执行它的时候,它才像被赋予了新的生命,具有价值。如果我们不去动它,它就永远躺在清单里。

A、别忧虑事项太杂


我想明天去超市买东西,我想后天去朋友家做客,我想今天把这本书读完。然后我把这些想做的事情都列入到清单里。

工作清单可以提醒自己需要做什么,但自己还是不确定完成这些任务需要用多长的时间,也不知道确切的完成时间。

B、分析待完成事项


工作清单上的待完成事项越多,不确定就越多。

自己已经把想做的事情列入了清单,对于清单里躺着的这些事项,我们可以尝试拿来分析,思考一下执行这些事项需要花费多长时间、什么时候启动执行、规定什么时间段内办理等等,让清单里的事项等着提上日程。

C、不必太在意

当自己忙完了一天的工作和生活后,第二天尚有一大推任务等着自己,这不但不能让你从已完成的工作中找到成就感,反而让你盯住那些没完成的工作不放。

工作清单只跟踪必做事项即可,把工作清单上的事情列入日程安排并放入记事本,如果有所分析便分别列出各项所需额确切时间等等即可,不必太过在意,因为它就躺在那,不来也不去。

但是,它在等着你。


——【4】——


约定、计划时间

自从对时间使用情况严格把控之后,我开始感觉到时间非常不够用,因为每天除了工作和生活,还得抽出大量的时间进行跑步、阅读、写作这些自我提升的事情,如果有其他事项夹杂进来,那么就需要腾出一个时间来专门应付。

当我们计划安排一些事情的时候,可以尝试约定时间去计划执行。

A、给事项日程定个时间

那天有个好友准备离开祖国前往外国工作,临走前一天晚上,我约他定个时间打电话。时间定在了晚上九点。

也许你会疑惑,为什么打电话这种随心的事情需要约时间来谈,而且面对的不是工作伙伴而是好友挚友。那如果我随心打电话过去的时候,人家在忙,那我会感到很不好意思。

其实当我真正利用时间进行深度化使用的时候,就会感受到时间的稀缺性及其珍贵,虽然我不确定别人是否也体会到时间的珍贵性,但起码我必须尊重其他人对于时间的使用,定时间是尊重彼此的时间使用权。


B、严格执行

既然定了时间,便严格执行。

那天我在八点五十五分便做好了通话准备,然后于九点整拨通了对方的电话,然而对方并没有接。

说好的约定时间出现了拖沓,仅仅是因为有一方没有严格按照要求执行。过了几分钟好友反过来致电,尽管后来闲聊相谈甚欢。

因为是好友,所以通话时间没有做具体限制。

C、对未执行时间进行反思

今天晚上准备9:30看书,10:30洗澡,11:10写作,12:00入眠。但是没有一项是能够具体完成到位了,拖延了5分钟去洗澡,而且等到12点半才去入睡。

如果自己安排、约定、计划好了时间而未执行,必须诚实的面对自己并反思,思考是什么样的原因导致自己在事项执行上没有按照自己规定的时间,是因为拖延症,还是因为不够用心等等。

找出来,并想办法改变。


——【5】——


计划事项灵活化

A、打败拖延症

有些事项没有设置具体的执行和完成时间,而且这些事项一般会被放在工作清单上,最后的结果是,人们常常会忘记或者拖到第二天甚至更久才完成这些工作。

B、不必真的按照清单顺序做事

如果总是死板的按计划执行,不考虑客观环境的改变,不考虑变通,有些事会比较难以开展。

——【6】——


设置时间提醒

这很重要,可以在自己因为事情繁多而记不起自己所需要做的事情之时,帮自己一把。

A、手机闹钟


我在准备做一件重要事情之前,会设置一个关于这件事的闹钟。

举个最简单的例子,比如要让自己严格早睡,那么我设置了11点55分的闹钟,当闹钟响起,我就应该放下自己手头的事情,准备去睡眠了。

设置时间提醒能够让你着手开始行动。

B、自我控制意识


长期养成设置时间的习惯,会慢慢向自我控制的意识靠近,让自己变得越来越自律。

C、针对时间概念的敏感度。

设置时间提醒能让自己有意识地不去被其他事情所干扰,尽最大可能的按时执行自己设定的计划事项。


——【7】——


规划间隔时间

通过把休息、中断和交谈时间纳入日程安排,我们就可以实际掌握要干什么和时间用在哪里,把休息间隙、午餐时间等这些间隔阶段时放到日程安排里,把这些时间安排好、合理化,我们在心里就会更明晰自己要做什么事情了。

休息也是事项,也要认真对待。

A、番茄法

每25分钟一个番茄,5分钟休息,在一个番茄的时间内完成计划事项,如果一个番茄不够,那么多个番茄来凑。

这5分钟休息很重要。

B、半小时法


把每个小时都分割成两个半小时,每经历半小时便把自己所做的事情记录在案,不管是忙碌还是休闲。

计划好自己中间的休息间隔时间,会让自己连贯做事的效率变得高效。

C、十五分钟方法


以15分钟为一个单位,不管是利用这15分钟做事情还是休息,都要计划清晰,在我们遇到的每一个15分钟里,都请用心待之。


——【8】—


接受突发情况、意外事件

人生总不可能都是在顺利的路上,同理,我们的计划有时候被打扰、被打乱是正常的,有突发情况和意外事件都请不要慌张,我们提前做好准备,做好应对策略就可以了。

A、事先制定B计划


永远有个备胎,永远要有个B计划。

在A计划无法执行或者遇上麻烦的时候,我们可以启动B计划,这样不会让我们在事情现场感到尴尬与难堪,而且也不会因为计划无法顺利进展而让事情泡汤。

B、预留一段缓冲时间

预留出突发事件或者意外状况的缓冲时间能让自己如愿以偿,如果没有意外,我们还可以利用这段缓冲时间去做其他事情。

C、淡定的面对

人生就是一个见招拆招的过程,突发情况、意外事件来临的时候,兵来将挡,水来土掩,怀着一颗平常心,做好准备,面对一切。

——【9】——


完成一项去除一项

A、能获得成就感助推自己继续向前。

B、事情进展具体化让自己清晰在干什么。

C、根据自己做过的事情以及接下来计划的事情,不断提升计划质量。


——【10】——


养成习惯

A、对事项进行计划并记录可以让我们不必花精力时间去记忆一些小事:记忆力有限,我们要把记忆力用在刀刃上。

B、避免遗忘:在接下来的任务即将到来的时候,能够及时判断我们大概什么时候去处理它以及所需的时间。

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*作者:老显, 世界500强央企上班族 / 独立作者 / 业余情感分析者 / BetterMe大本营简书特约作者。 曾经是亚运志愿者、在校播音员、公文撰稿人 → 热衷跑步|痴迷阅读|坚持写作|擅长时间管理与自我管理 。?